有个前辈跟我说人的一生会有三分之一的时间在找东西，听起来有些夸张（跟睡觉的时间一样），仔细想一下，却也有其道理。就拿我们这些整天对着电脑工作的人来说，会有数不清的时间花在查找电脑或网络中的数据。
所谓驾驭数据，是指当你需要自己电脑中的某一数据时，能够迅速的找到，当你不需要它时，不会受其干扰。随着你要管理的数据量越来越大，驾驭数据会变得越来越困难，因为平均每查找一次数据所花的时间越来越多。所以很多人都不愿意在电脑里存储过多的信息，因为存储了也找不到。有时明明自己电脑里拥有的信息，也不去查找，而是要去百度，谷歌里去搜索。走到这一步，其实已经到了驾驭数据的瓶颈，对电脑族而言，也到了驾驭工作的瓶颈。这也是我写这篇文章的初衷，探讨和分享一种追求质量和效率的方法——无论对工作还是生活。有时候这不需要很高深的专业知识，而是需要一种思路。比如这里要用到的word，excel和超链接都是大家熟悉的。（注：本文主要针对需要用电脑管理大量信息的人群。）
在这半年的工作里，我从未这样高频率的使用word和excel，有时候一项工作任务结束，所得到的数据是几百页的word文档，这里不讨论文档是怎么完成，只问这样庞大的数据要怎么查阅和修改呢？即使这些内容条理非常清晰，但由于基数太大，查阅和修改也会变得非常无效率的。
在半年以前我接触的更多的是网页文件，超链接的灵感正是来源于此。我的思路就是模仿网页，用超链接把word，excel，文件夹等关联起来，整合成一个完善的信息管理系统。顺着这个思路走下去，我遇到了很多惊喜，特别是对excel的整合，让此系统如虎添翼。在此也深深感概微软的强大，我能想到的，他们都已经想好了。
以下是我们常见的简单的电脑数据管理模型，细心的人会把文档目录架设得层次分明，尽可能贴切的对文件进行命名。这是一种很好的习惯，无论何时都应该这么做。
但是当你数据量变得非常庞大时，这个模型将变得枝叶繁盛，越来越复杂，寻找你所需要的数据也会变得越来越无效率。比如要寻找“报表1”，需要6次的点击才能到达目标文件，这期间你要受到同个文件夹的其他文件的干扰。有时候这种干扰造成的时间损耗是非常大的，这也是使工作效率降低的一个重要因素。
事实上，我们经常会用快捷方式来提高效率，使原本要走很多步才能获取到的数据变成一步到位，如下图。说明一下，其实快捷方式和超链接的本质是一样的，都是实现数据位置一步到位的跳转。
但是这种提高效率的方式也是很快会走到极限，当快捷方式增加到一百个时，你的桌面估计已经是乱七八糟了，效率也随之下降。以下则是我要介绍的数据管理方式，以一个word文档作为中转站，用超链接来索引一切可以索引的信息。
这样做有什么意义呢？看起来比桌面快捷方式要多走一步，要多打开一个word文档。但是，当你要索引成千上万个文件时，放在word文档里仍是非常容易找到，因为word本身就是强大的信息载体，你可以随心所欲的对超链接进行排版。如下图，占用word文档的一小块地方就控制了2个文件夹和16个文件，而且可以排版得非常有规律。
使用超链接对word，excel文档科学的整合，可以让自己所能驾驭的数据量倍增，由于可以进行文档内部位置跳转，锁定的目标数据的精确度也会大大提高，这样带来的结果就是工作效率随之提高增加N倍（N的取值与数据总量和数据的优化程度有关，有时候效率提高10倍以上也是有可能的）。将Word文档系统放大，链接原理如下图（注意箭头是双向的）。
其实上图主要是表达超链接可以随意的从一个位置链接到另一个位置。如果看不懂，没有关系，可以先下载测试文档体验一下，再回过头来看就容易明白。（>>测试文件点此下载，这里面有进一步的详细说明，不能直接打开链接的话可在浏览器地址栏输入http://www.niyun.net/uploads/my/word-excel-link.rar下载）
测试文档应用例子：在唐诗三百首的相关文档中获取李白的作品“静夜思”的诗文：
1，打开导航“导航文档.doc”，如下图
2，点击“唐诗三百首”，打开对应的excel文档（唐诗三百首目录.xls），如下图
3，点击“李白作品”到达该excel文档指定的位置
4，点击“静夜思”，打开另一个word文档（唐诗三百首详细内容.doc），并直接跳转到这首诗的位置，如下图。
这样，通过四次点击，就从一组较庞大的数据中，高效地获取到目标数据。
这算是我这几个月工作的最大收获之一，也颠覆了我以往的信息管理方式。因为现在我查找所有的数据几乎都是从导航文档.doc作为起点（而不是以桌面为起点），所以在上班的时候这个文档会一直打开着，直到工作结束。
最后要说的就是数据的基本处理（无论是工作还是生活中的数据），也就是把原来的数据或者新的数据纳入到超链接系统中来，这是是非常费时的工作。我就曾经花了两三个小时把手机联系人信息敲进excel文档里，以方便管理。没办法，要想比别人安逸，就要先比别人痛苦。
